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Dokumentenmanagement

Alle mittels BALY erzeugten Dokumente wie Bescheide, Rechnungen, Mahnungen, Angebote, Saldenbestätigungen, diverse Kundenanschreiben, Vollstreckungsformulare etc. werden in ihrer Ursprungsform im BALY- System abgelegt. Sie sind somit zu jeder Zeit problemlos und ohne viel Aufwand reproduzierbar (z.B. für Verwaltungsgerichtsverfahren).

Die im Kundenschriftverkehr eingehenden Dokumente können im Hinblick auf eine vollständige Vorgangsabbildung als Scandokumente abgelegt werden.

Dazu können auf verschiedenen Ebenen (Ort, Straße, Kunde, Vorgang, Objekt) der Navigationsstruktur Ordner angelegt werden. In diesen Ordnern können Dokumente verschiedenster Formate eingefügt bzw. Verknüpfungen zu externen Verzeichnissen oder Dateien hergestellt oder auch Verlinkungen zu Websites hinterlegt werden.

Funktionsüberblick:

  • Ablage mittels BALY erzeugter Dokumente wie Bescheide, Rechnungen, Mahnungen, Angebote, …
  • Einfügen sonstiger Dokumente wie Scan- und PDF-Dokumente sowie Bilder direkt in die BALY-Dokumentenmappe
  • Erstellung von beliebigen Ordnern mit Einfüge-, Verknüpfungs- und Verlinkungsfunktionen
  • Datenbankbasierte Dokumentablage
  • Umfassende Ablage und Management von Dokumenten nach beliebigen eigenen Ordnerstrukturen (DMA-Explorer)
  • Ausbau der Rechteverwaltung/ Zugriffskontrolle (Personalisiert)
  • Versionierung von Dokumenten, Checkout/ Checkin
  • Ganzheitliche Abbildung des Dokumentflusses (Verschieben, Verlinken)
  • Neue Erfassungs- und Verteilungsmöglichkeiten (OCR, QR-Codes)
  • Ablage von Dokumenten aus beliebigen Fremdanwendungen (Office-Dokumente)
  • Diverse Suchfunktionen im Dokumentbestand (Schlagwort, Volltext)
  • Integrierte Ausgabemöglichkeit als PDF sowie PDF/A
  • Revisionssichere Langzeitarchivierung
  • Kommunikation (z.B. Mailserveranbindung), Posteingang und -ausgang (Elektronisch und Papier)

BALY - Software Module