Leicht würde die Umstellung nicht werden, das war allen klar. Die Software für die kaufmännischen Geschäftsprozesse komplett zu erneuern, alle Daten zu überspielen oder neu einzupflegen, und das bei laufendem Betrieb - das gibt totales Chaos, fürchteten viele Mitarbeiter.

Doch obwohl mehr als ein Marktführer im Rennen war, entschied sich der Abwasserverband Köthen mit BALY für einen kleinen, aber passenderen Software-Anbieter aus der Wasserbranche. "Die Großen gehen zu wenig auf die Bedürfnisse der kleinen Wasser- und Abwasserverbände ein", erläutert Verbandsgeschäftsführer Thomas Winkler die Entscheidung.

Das Vertrauen hat sich ausgezahlt. Seit September 2010 arbeitet der Abwasserverband, der in Sachsen-Anhalt die Stadt Köthen und acht Ortsteile der Stadt betreut, mit der Wasser-Software der Erfurter Firma BALY. Die schwierige Umstellungsphase hat nur einige Wochen gedauert  und wurde mit Sachverstand und Flexiblität gemeistert. "Man spürt eben, dass die BALY-Mitarbeiter aus der Wasserbranche kommen und das System selbst anwenden", sagt Winkler. Ihn begeistert, wie strukturiert und diszipliniert die Blauen aus Erfurt die Anpassung vornahmen und auf Sonderwünsche eingingen. Und dass sie Fehler nicht leugneten, sondern aus ihnen lernten und sie zum Anlass nahmen, die Software noch mehr zu verbessern. "Jedes auftretende Problem wurde genau analysiert und dann gelöst. Und zwar endgültig. Für uns hat sich der Umstieg auf BALY nicht nur finanziell mehr als gelohnt."

Michael Friedrich, Geschäftsführer des sächsischen Abwasserzweckverbandes (AZV) Weiße Elster, ist ein richtiger Gemütsmensch. Doch ausgerechnet heute, wo Friedrich allein ist im Büro, ist die Hölle los. Jetzt will auch noch ein Kunde genaue Erörterungen zu seiner Wasserrechnung. Der Mann ist hartnäckig. Er verlangt eine Antwort und zwar sofort. "Die Buchhaltung ist ein sehr spezielles Gebiet", versucht Friedrich zu vermitteln. "Und meine beiden Mitarbeiterinnen sind nicht da." Dann lässt er sich doch erweichen. "Na gut, ich schau mir das mal an."

Die Verbrauchsabrechnung der BALY Software versteht auch ein Laie auf Anhieb, stellt Friedrich überrascht fest. Über das zentrale Debitorenkonto, das alle Kundenabrechnungen erfasst, gelangt er zu den Daten des Anrufers. Wo liegt das Problem - ist vielleicht die Abfuhrmenge falsch erfasst? Oder der Tarif? Ein paar Klicks. Ein Blick. Dann noch einer - hier! Steht alles drin, einfach und eingängig und gut nachzuvollziehen. Friedrich kann den Kunden beruhigen, ihm alle Fragen beantworten.

"In einem kleinen Verband wie unserem ist es gut, wenn jeder die Software intuitiv bedienen kann", sagt Friedrich. "Manchmal ist man eben allein im Büro." Drei Städte und zwei Gemeinden gehören zum AZV, der das Abwasser sammelt, reinigt und es sauber in die Weiße Elster leitet. "BALY ist für uns ideal - effektiv, übersichtlich und gut durchdacht", meint Friedrich und grinst. "Und so einfach zu bedienen, dass das sogar der Chef versteht."

Die Abrechnung der Altanschlüsse ist eine harte Nuss für die Zweckverbände in den neuen Bundesländern. Mit der Software der BALY GmbH meistert der Wasser- und Abwasserverband "Havelland" (WAH) diese Herausforderung mit Bravour und kann sogar die Trink- und Abwassergebühren senken. Den Frust der Hausbesitzer bekommen vor allem die Wasser- und Abwasserverbände zu spüren: Seit das Berlin-Brandenburger Ober- verwaltungsgericht 2007 entschieden hatte, dass auch Eigentümer von Grundstücken, die zu DDR-Zeiten an das öffentliche Trink- und Schmutzwassernetz angebunden wurden, Beiträge zahlen müssen, schlagen in Brandenburg die Wogen der Empörung hoch - zuvor waren die nur bei einem Neuanschluss fällig. Bürgerinitiativen entstanden, und bei den Wasserverbänden hagelt es Widersprüche.

Um so wichtiger, dass bei den Berechnungen alles stimmt und die Beitragserhebung reibungslos und ohne Komplikationen verläuft, meint Sandro Jacobs, kaufmännischer Leiter des WAH. Keine leichte Aufgabe bei dem immensen Aufwand - die Hälfte der 14.000 Anschlüsse im Verbandsgebiet ist betroffen, in dicht besiedelten Städten ebenso wie auf dem platten Land.

Jacobs suchte nach einer Software, die klein und bezahlbar war und den besonderen Erfordernissen angepasst werden konnte: Keine riesige Hardware. Kein großer administrativer Aufwand. Keine überdimensionierten Updates, die alle mühsam erarbeiteten Einstellungen durcheinander bringen. Flexibel sollte sie sein und der Anbieter einen umfangreichen Service bieten. Fündig wurde er in Potsdam, wo die Erfurter BALY GmbH eine Zweigstelle betreibt. Die BALY-Software setzt da an, wo die Großen aufhören: Sie konzentriert sich ausschließlich auf Trink- und Abwasser und arbeitet problemlos auch mit kleinen Verwaltungseinheiten.

Heute ist Jacobs begeistert von dem Programm und dem Service, den die BALY GmbH bietet. "Bei BALY ist viel Erfahrung vorhanden. Das spürt man", sagt er. Und vielleicht trägt die reibungslose Arbeit mit der BALY-Software dazu bei, dass nach und nach die Akzeptanz für das Gesetz zunimmt. Der WAH ist einer von zwei Verbänden in Brandenburg, der von den Altanschließern nicht die maximal möglichen, sondern reduzierte Beiträge erhebt. Ab 2014 würden zudem die Gebühren für Trink- und Schmutzwasser sinken, so Jacobs.

Wie umsichtig der WAH vorgeht, ist sogar dem Verband der Deutschen Grundstücksnutzer (VDGN) aufgefallen. Anderen Zweckverbänden, vermutet der VDGN, sei die "Berechnung und Erhebung verminderter Beiträge zu risikovoll und aufwendig".

Die arbeiten auch nicht mit der BALY-Software. Noch nicht.

Das Jahr 2012 werden das Team vom Wasser- und Abwasserverband "Havelland" (WAH) und sein kaufmännischer Leiter Sandro Jacobs so schnell nicht vergessen. Seit diesem Jahr setzt der WAH die Entscheidung des Oberverwaltungsgerichtes (OVG) Berlin-Brandenburg zu den Altanschließern um. Jacobs ist sicher: "Ohne die Software von BALY hätten wir das nie so reibungslos geschafft." Dabei lag bereits ein Kraftakt hinter den WAH-Mitarbeitern: Alles, was für die Beitrags-Berechnung nötig ist, musste zuvor ermittelt, abgeglichen und eingepflegt werden: Haus- und Grundstücksgrößen, Grundbucheinträge, Altanschlüsse, Eigentümer. Mit dem Jahr 2012 begann die heiße Phase: 8.900 Eigentümer von Grundstücken, die zu DDR-Zeiten an das öffentliche Trink- und Schmutzwassernetz angeschlossen worden waren, hat der WAH bis Ende Mai 2012 angeschrieben und die Beiträge eingefordert, die nach dem OVG-Urteil zu zahlen sind. Kaum waren die Bescheide raus, trafen die ersten Reaktionen ein: 3.200 Altanschließer legten Widerspruch ein, 1.400 beantragten die Stundung und 600 die Aussetzung der Beitragszahlung.

Nun kam es darauf an, schnell und fehlerfrei zu antworten, denn der WAH steht im Kreuzfeuer und steckt für die Umsetzung des Urteils viel Kritik ein. Als öffentlicher Verband ist er jedoch an gesetzliche Vorgaben gebunden, auch wenn sie noch so unpopulär sind. Eine Belastungsprobe für das Team - und für die BALY-Software, die der Verband seit Januar 2012 nutzt.

Heute ist Sandro Jacobs stolz auf sein Team - und froh, dass er sich für BALY entschieden hat. Bis Ende August 2012 konnte der WAH alle Stundungs- und Aussetzungsanträge bearbeiten und die erste Stufe der Widerspruchsbearbeitung abschließen. Die Software der Blauen aus Erfurt hat die Feuertaufe bestanden. "Wir schwärmen regelrecht von dem komfortablen und schnellen Programm", berichtet Jacobs. "Mit einem Klick habe ich einen ganzen Vorgang auf dem Schirm. In der Dokumentenablage sehe ich sofort, welche Dokumente ein- und ausgegangen sind. Und ich kann sogar Schreiben erstellen."

Obwohl die Software "verblüffend einfach und logisch aufgebaut" sei, so Jacobs, könne sie "komplexe Vorgänge aufnehmen und bearbeiten". "Man muss nicht mehr mit separaten Excel-Tabellen hantieren. Eingeben und auswerten - toll, dass das so leicht ist!" Ausdrücklich lobt Jacobs zudem den Support der Firma BALY. "Die Frauen haben viel Erfahrung. Sie wissen genau, wovon wir reden - bei Fachproblemen genauso wie bei Computerfragen." Die IT-Lösung von BALY hat den Brandenburgischen Verband restlos überzeugt.

Sandro Jacobs hat noch eine gute Nachricht: Weil der Verband verpflichtet ist, Überschüsse an die Kunden zurückzugeben, führen die Altanschließer-Beiträge spätestens 2014 zu einer Senkung der Gebühren. "Der Umfang muss allerdings noch kalkuliert werden", sagt Jacobs.

Eine leichte Aufgabe für die Software von BALY.

Eine Software für Buchhaltung und Technik? Schnittstellenfrei und auf einer Oberfläche? Der Zweckverband für Wasserversorgung und Abwasserentsorgung (ZWA) Eberswalde berichtet in der Barnimer Wasserzeitung, Seiten 1 und 4-5, über die Umstellung auf das Modul BALY Wartung und Instandhaltung (WIS). Fazit: Der Mut, Neuland zu betreten, hat sich für den ZWA ausgezahlt. BALY WIS brachte mehr Transparenz, Effektivität und ein wachsendes Kostenbewusstsein - ressortübergreifend.

Was tun, wenn es für das Abrechnungssystem für Trink- und Abwasser bald keinen Support mehr gibt? Dann heißt es, sich rechtzeitig um ein neues zu kümmern. Die Wasser und Abwasser GmbH Boddenland Ribnitz-Damgarten hat sich schließlich für BALY entschieden - und ist rundum zufrieden.

Warum hat die Wasser und Abwasser GmbH aus dem Norden ausgerechnet die Blauen aus dem Süden gewählt, obwohl in ihrer unmittelbaren Nähe ein Großunternehmen Komplettlösungen für die Energie- und Wasserwirtschaft anbietet? "Die Software von BALY haben wir vor einigen Jahren kennengelernt. Schon damals gefiel sie uns wegen ihrer übersichtlichen Handhabung", erläutert Anja Schwarz, im kaufmännischen Bereich der Wasser und Abwasser GmbH tätig. "Doch wir haben das alte Programm so lange wie möglich laufen lassen."

Viele Aufgaben schienen auf die Mitarbeiter der GmbH zuzukommen: Datenübernahme, Mitarbeiterschulung, Umstellung von Buchhaltung und Mahnwesen, Statistik und Zählermanagement - und dann noch die Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs. "SEPA - für uns hörte sich das an wie ein Fluch", sagt Anja Schwarz und lacht.

Heute kann sie das. Seit Oktober 2013 arbeitet die Wasser und Abwasser GmbH mit der BALY-Software. Die Datenübernahme verlief reibungslos, berichtet BALY-Projektleiterin Katrin Eberhardt, die ab Sommer 2013 die Umstellung begleitet hat. Auch die SEPA-Einrichtung war kein Problem. Längst sind die Jahresbescheide 2013 erstellt und verschickt - natürlich mit der BALY-Verbrauchsabrechnung GWA.

Und mehr noch: BALY hat die Abrechnungsmodalitäten der Software an die Wünsche der Ribnitzer angepasst. "Die Grundgebühr wird nun nach dem Verbrauch gestaffelt abgerechnet, statt, wie üblich, nach Zählergröße oder Wohneinheit", erläutert die BALY-Expertin. Zudem können die Daten auch online eingegeben werden. Das erleichtert die Abrechnung bei der Boddenland GmbH, deren Fläche fast das ganze Erholungsgebiet an der Ostseeküste umfasst und zu der cirka 21.400 weit verstreute Abnahmestellen für 55.000 Einwohner gehören.

BALY ist eben flexibler als ein großer Anbieter und die BALY-Mitarbeiter hoch motiviert. Auch Katrin Eberhardt hört man den Stolz auf ihre Arbeit an. "Nicht der Preis war ausschlaggebend", sagt sie: "Wir haben mit unserem Produkt überzeugt." Von der Pike auf ist die 41-Jährige bei der BALY GmbH, neben ihrem Fachwissen aus der Wasserbranche hat sich die studierte Betriebswirtin selbst IT-Kenntnisse angeeignet.

Diese Kompetenz schafft Vertrauen, das ist deutlich zu spüren. In Ribnitz-Damgarten fühlt man sich beim Support von BALY gut aufgehoben. "Wir können jederzeit anrufen, die Mitarbeiter von BALY haben immer ein offenes Ohr für uns", berichtet Anja Schwarz. "Die Chemie stimmt", fügt sie hinzu, "bei BALY spricht man unsere Sprache." Und ein gutes Gefühl kann man nicht kaufen - es ist einfach da.

Mit externen Dienstleistern zahlen die Wasserverbände viel Geld für Betrieb, Wartung, Instandhaltung und Reparatur von Anlagen und Netzen. Deshalb hat der Wasser- und Abwasserverband Havelland Nauen (WAH) entschieden, die technische Betriebsführung selbst in die Hand zu nehmen. Das hieß jedoch auch: Die Software musste angepasst werden. Bei der BALY GmbH hat der WAH ein praxistaugliches Komplettsystem gefunden.Für Sandro Jacobs, kaufmännischer Leiter des WAH, hat sich erneut bestätigt: Die BALY-Software ist ein Alleskönner, die zudem mit den Aufgaben wächst und sich problemlos erweitern lässt. Die Übernahme der Verbrauchsabrechnung GWA auf das Modul Beitragsabrechnung (BWA), mit dem der WAH schon arbeitet, "hat super funktioniert", berichtet Jacobs. Die GWA, das Herzstück der BALY-Softwarelösung, biete viele gut durchdachte Anwendungen, schwärmt er. So kann sie ein Grubenkataster mit Angaben über die Grundstücks-Entwässerungsanlagen abbilden und sie stellt sogar - wie andere BALY-Module auch - eine Schnittstelle für die Vollstreckungssoftware AVVISO bereit.

Bereits im Vorfeld hatte sich der Verband für das BALY-Modul Wartung und Instandhaltung (WIS) entschieden - ein Werkzeug, das sich inzwischen bei allen technischen Aufgaben bewährt hat und das zudem mit dem Finanzmanagement (FIN) verknüpft ist. Eine clevere Idee, findet Jacobs. "Damit haben wir ein komplexes System, das Buchhaltung und Technik unter einen Hut bringt. Zu jedem aktiven Objekt ist eine kaufmännische Auswertung möglich. Gleichzeitig werden die Kostenstellen anschaulicher - auch für die Techniker."

Zusammen mit dem mobilen Zählermanagement (MZM), das der WAH im März 2014 nachinstalliert hat und das seit April arbeitet, eine "immense Erleichterung für unsere Mitarbeiter", sagt Jacobs. So müssen sie vor Ort keine Papierzettel mehr ausfüllen. Alle Geräte werden digital erfasst und die Daten über eine Schnittstelle ausgelesen. Mit dem BALY-Modul Leistungsabrechnung (LAR) hat die Zettelwirtschaft auch im Gebührenwesen ausgedient. LAR rechnet nahezu alle Nebenleistungen ab und bezieht eine Vielzahl von Faktoren ein - zum Beispiel die in den jeweiligen Gemeindeordnungen festgelegten Anschluss- und Benutzungszwänge, aber auch Ordnungswidrigkeiten oder das Hausanschlusswesen.

Besonders praktisch findet Jacobs die modulübergreifende Dokumentenablage, die das BALY-System automatisch anlegt. Sie erlaubt, dass im Rahmen der Datenschutzrichtlinien "alle, die in unserem Haus dazu berechtigt sind, auf alle Vorgänge zugreifen können, die den Kunden betreffen", erläutert er. "In Zukunft gibt es keine Informationsverluste mehr."

Die Installation verlief flott und reibungslos, "ein großes Lob", so Jacobs, "an BALY und an unsere Mitarbeiter". Nach der Datenmigration startete das Programm am 23. Januar 2014. Nur einen Monat später konnte der WAH mit der BALY-Verbrauchsabrechnung GWA die Jahresbescheide für 2013 verschicken - ohne große Fehler, ohne Probleme. Und die Umstellung auf den Zahlungsverkehr SEPA? "Ging mit BALY völlig schmerzfrei", sagt Jacobs und lacht, "Was sonst!"